Tietosuojaseloste

Toukokuussa 2018 (25.5.) tulee voimaan EU:n tietosuoja-asetus (tunnetaan myös nimellä GDPR), joka velvoittaa kaikkia yrittäjiä. Tämän jälkeen kaikkien henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaisia.  Lisää tietoa tietosuoja-asetuksesta esim. tietosuojavaltuutetun sivuilla http://www.tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus.html

Alle kopioitu tietosuojaseloste Saranian osalta (laadittu 24.4.2018):

TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1. Rekisterin pitäjä: Sarania (y-tunnus 2553521-2), Maljakiventie 12, 82500 KITEE, info@sarania.net

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Niina Tolvanen, info@sarania.net

3. Rekisterin nimi: Saranian asiakkaat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: yhteydenpito asiakkaiden kanssa: tarjouspyyntöihin ja kyselyihin vastaaminen, tilaukset, tuotteiden lähettäminen, laskutus, mahdolliset palautekyselyt.

5. Rekisterin tietosisältö: Tiedot merkitään rekisteriin (laskutusohjelman asiakastietokanta) siinä vaiheessa, kun asiakat on tehnyt tilauksen ja se laskutetaan. Asiakkaista on rekisterissä eri määrä tietoja. Joistakin ei ole kuin nimi, ja mahdollisesti paikkakunta. Tämä siksi, että lähellä asuvat yleensä noutavat tuotteet. Niiltä, jotka haluavat tuotteet postitettuna, tarvitaan myös osoite (tai tieto, mihin pakettiautomaattiin paketti toimitetaan) sekä puhelinnumero tai sähköpostiosoite saapumisilmoitusta varten.

6. Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteriin merkityt tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään. Joissakin tapauksissa (yritysasiakkaat) saatan etsiä laskutusta varten tarkentavia tietoja (y-tunnus) yrityksen omilta internet-sivuilta tai esim. ytj:stä googlen avulla.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaamisen periaatteet: a) manuaalinen aineisto: Joitakin asiakkaiden tietoja (nimi, yhteystiedot) voi olla kirjoitettuna paperille tuotteen kaavojen/teko-ohjeiden/mittojen yhteyteen. Nämä paperit säilytetään lukitussa tilassa. Suurimmasta osasta asiakkaista manuaalisia tietoja ei ole lainkaan. b) ATK:lla käsiteltävä aineisto: vuonna 2024 Sarania siirtyi Internetin kautta toimivaan suomalaiseen laskutusohjelmaan, ja sen myötä asiakasrekisteri on nykyään tallennettuna salasanalla suojattuun pilvipalveluun. Tietokoneessa on aina ajantasalla oleva F-securen tietoturvaohjelmisto.

10. Tarkastusoikeus: Rekisteriin merkityllä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä rekisterissä on. Nämä tiedot halutessaan tulee rekisteröidyn esittää pyyntö sähköpostitse osoitteeseen info@sarania.net.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Mikäli rekisteristä löytyvät tiedot ovat virheellisiä (/vanhentuneita, esim. vanha osoite), on rekisteröidyllä oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tiedon korjaamisvaatimus tulee esittää sähköpostitse osoitteeseen info@sarania.net.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: ”Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.” (kopioitu suoraan tietosuojaselosteen täyttöoppaasta)